Wie schreibe ich eine Rechnung – Anleitung, Ausnahmen und Tipps

Zwischen Weihnachten und Neujahr habe ich jede Menge Rechnungen gestellt.

Dabei musste ich zwangsläufig daran denken, wie ärgerlich es anfangs war und wie viel Zeit ich einst dafür aufbrachte.

Eigentlich ist es aber ganz einfach, eine ordentliche Rechnung zu stellen und lediglich ein paar Kleinigkeiten sollten unbedingt beachtet werden.

Natürlich gibt es diverse Richtlinien und vor allem Ausnahmen. Doch dazu später mehr.

Den Anfang möchte ich nutzen, um ganz allgemein die Frage zu beantworten: Wie schreibe ich eine Rechnung? Danach möchte ich auf ein paar wichtige Details eingehen und am unteren Ende gibt es dann auch noch die Antworten auf einige sehr spezielle Fragen.

Also, fangen wir an und stellen eine Rechnung…

Eine Rechnung stellen – Aber wie?

Wie schreibe ich eine Rechnung?Wer im Internet Geld verdienen möchte, muss früher oder später ein Gewerbe anmelden. Aber auch jeder andere, der den Weg der Selbständigkeit beschreitet, muss irgendwann seine erste Rechnung stellen. Denn ohne wird es wohl nichts mit dem Umsatz.

Zwar reichen manchmal auch einfache Belege oder Quittungen, aber eigentlich sollte es eine ordentliche und richtige Rechnung sein.

Anfangs ist es aber gar nicht so einfach, alles richtig zu machen und deshalb möchte ich im Folgenden vorab die Pflichtangaben einer jeden Rechnung vorstellen.

1. Name und Anschrift des Leistenden

Diese Angaben dürfen in keinem Fall fehlen, um eine ordentliche Rechnung zu stellen. Prinzipiell können diese Angaben überall ausgewiesen werden, wobei sich natürlich der Kopf (obere Ecke, rechts) anbietet.

Und jeder Dienstleister oder Anbieter, den wir aus unserem Alltag kennen, wählt diese Position für Name und Anschrift des leistenden Unternehmens.

2. Name und Anschrift des (Leistungs-)Empfängers

Was natürlich auch nicht fehlen darf, ist die explizite Benennung und eben Bezeichnung des Leistungsempfängers. Auch hier würde ich vorschlagen, einfach die üblichen Muster zu nutzen, die aus Rechnungen bekannt sind.

Das bedeutet für diesen Punkt einfach, dass wir die Position links über der eigentlichen Rechnung wählen, direkt über dem wirklichen Text platzieren und mit kompletter Anschrift angeben.

3. Datum der erbrachten Leistung gegenüber dem Empfänger

Das bedeutet lediglich, dass man darauf hinweisen sollte, wann die Leistung erbracht wurde. Denn das muss ja nicht unbedingt mit dem Datum der Rechnungsstellung übereinstimmen.

Das ist einerseits für das Finanzamt relevant, aber natürlich auch für die eigene Übersicht und die des Empfängers.

4. Menge, Anzahl, erbrachte Leistung, Art, Dauer oder eben Umfang einer Arbeit

Außerdem muss natürlich klar umrissen werden, wofür der Empfänger einer Rechnung zahlt. Das bedeutet schlicht und ergreifend, dass aus dem Dokument, das als Rechnung gilt, ersichtlich werden muss, welche Leistungen erbracht wurden.

Dieser Punkt kann natürlich sehr unterschiedlich aussehen, hängt er doch von der Art des Unternehmens, der individuellen Selbständigkeit oder eben Tätigkeit ab.

5. Die Kosten der einzelnen Punkte

Wer aufführt, was er geleistet hat, muss natürlich auch angeben, was er dafür haben möchte. Normalerweise ist das natürlich gewissermaßen “abgemacht”, doch muss natürlich dennoch jeder benannte Unterpunkt preislich gekennzeichnet werden, um die Rechnung zu komplettieren.

Idealerweise werden die Punkte 3-5 natürlich gemeinsam aufgeführt und nicht durch kryptische Querverweise miteinander in Verbindung gebracht.

6. Brutto, Netto und die Steuer

nun ist es aber so, dass alle Dienstleistungen erstmal in netto ausgewiesen sind, egal, ob wir nun ein Produkt verkaufen, unsere Arbeit angeboten haben oder auf eine andere Art und Weise selbständig tätig wurden.

Auf den Gesamtbetrag unserer erbrachten Leistungen werden nochmals 19% Umsatzsteuer drauf geschlagen, denn sonst kann es zu sehr grausigen Überraschungen beim Finanzamt kommen.

Diese Umsatzsteuer übernimmt normalerweise eben der Empfänger und wir führen diese nur ab. Also in keinem Fall vergessen, denn solche Fehler sind unnötig und vor allem vermeidbar.

7. Das Datum der Rechnung, Ausstellungszeit

Eine Rechnung muss ja nicht unbedingt sofort nach der erbrachten Leistung den Empfänger erreichen. Manchmal kann sich das sogar lange hinzögern und deshalb ist das Ausstellungsdatum natürlich wichtig, da es eben nicht Hand in Hand mit dem Zeitpunkt der eigentlichen Arbeit gehen muss.

Idealerweise ist das Datum auch im oberen Bereich der Rechnung angesiedelt, einfach, weil man es so macht und ein jeder es so gewohnt ist. Das ist übersichtlich und in jedem Fall für eine ordentliche Rechnung erforderlich.

Wichtig ist hierbei jedoch, dass eine Rechnung spätestens sechs Monate nach dem Erbringen der Leistung gestellt werden muss.

8. Die Rechnungsnummer darf nicht fehlen

Auf einer richtigen Rechnung, die gestellt wurde, darf eine einmalige Rechnungsnummer nicht fehlen. Wer eher im kleinen Rahmen selbständig ist, kann einfach bei einer Zahl (0001?) beginnen und diese fortlaufend nutzen, wichtig ist nur, dass diese lediglich ein einziges Mal in einer rechnung Verwendung findet.

Natürlich stehen einem hier diverse Möglichkeiten offen und manchmal kann es natürlich Sinn machen, sich ganz eigene und individuelle Zahlensysteme auszudenken. Das ist dann sinnvoll, wenn eine Rechnung bestimmten Aufgabenfeldern oder Einzelleistungen zugeordnet werden soll.

9. Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id-Nr:)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine einmalige Bezeichnung, die dabei hilft, einen Unternehmer EU-weit zu kennzeichnen und darf natürlich auf einer ordentlichen Rechnung nicht fehlen.

Ich würde dazu raten, diese einfach gleich unter die eigene Anschrift zu setzen (Punkt 1 dieses Blog-Artikels) und somit einerseits sofort präsent, aber eben auch ersichtlich in die Rechnung einzubinden.

Schritt für Schritt zu Rechnung

Die vorgestellten Unterpunkte von 1 bis 9 sind übrigens keineswegs nur Empfehlungen, sondern unbedingt erforderlich, wenn ein Dokument vor dem Fiskus als Rechnung anerkannt werden soll. Es sind also Pflichtangaben zur Rechnungs-Erstellung und nicht wirklich anpassbar.

Natürlich dürfen noch andere Dinge ausgewiesen werden, wie beispielsweise die eigene Firmenseite oder auch eine andere geschäftliche Niederlassung. Die aufgeführten Dinge sind allerdings für Rechnungssteller bindend und vor allem verpflichtend.

Das heißt übrigens nicht nur, dass es schön wäre, wenn alle Angaben korrekt sind, sondern kann sich auch gehörig auf den eigenen Geldbeutel auswirken.

Fallen nämlich im Nachhinein Fehler auf und es stellt sich heraus, dass die Pflichtangaben nicht richtig ausgewiesen und angeführt wurden, hat man als Leistungsempfänger das Problem, dass die Umsatzsteuer nicht mehr als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Das könnte uns nun natürlich egal sein, doch ist es nicht unbedingt förderlich für eine funktionierende Geschäftsbeziehung, wenn wir unsere Kunden durch solch fehlerhafte Dokumente belasten. Da es einfach nicht sein muss und sich eine fehlerfreie Rechnung doch recht einfach ausstellen lässt.

Ausnahmen beim Schreiben einer Rechnung

Natürlich gibt es aber eben auch ein paar Ausnahmen, wenn man eine Rechnung erstellt, doch greifen diese nur bei ganz speziellen Bedingungen und keineswegs immer. Diese finden wir vor allem in der Kleinbetragsrechnung, also Rechnungen, die für einen Betrag unter 150€ erstellt werden.

Hierbei gilt, dass die Rechnungs- und eben auch Steuernummer wegfallen dürfen und somit nur noch die anderen Punkte (siehe oben) erfüllt werden müssen. Besser ist es aber, einfach jede rechnung gleich zu erstellen, denn welchen Sinn macht es schon, hierbei großartig zu unterscheiden?

Muss man bei einer Rechnung eigentlich….?

Wer eine Rechnung erstellt, schreibt oder einem potentiellen Empfänger übergibt, kann sich mit unzähligen Fragen beschäftigen.

Wahrscheinlich gibt es noch viele, viele mehr, doch die folgenden drei Fragen haben mich lange beschäftigt und deshalb möchte ich sie kurzerhand noch in diesem Blog-Beitrag zum Thema Rechnung stellen erläutern.

  • Muss auf einer Rechnung das Wort “Rechnung” stehen?

Nein, und schon in den ersten Zeilen von Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetz finden wir eine recht klare Antwort, aus der hervorgeht, dass wir unseren Schriftverkehr nennen dürfen, wie wir wollen, wenn denn alle anderen Angaben klar ersichtlich werden.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

  • Darf ich eine Rechnung per e-Mail schreiben?

Ja, das ist kein Problem. Früher gab es hierbei eine Sonderregelung, die besagte, dass eine elektronische Rechnung nur dann zulässig sei, wenn die “Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts” mittels digitaler Signatur erfolgte.

Das ist aber seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr erforderlich und so mit ist eine Rechnung per e-Mail, als Anhang oder eben PDF-Dokument in jedem Fall gültig.

  • Muss ich auf einer Rechnung unterschreiben? Ist eine Unterschrift erforderlich?

Nein. Eine Unterschrift gilt normalerweise als entbehrlich und auf sie kann ohne schlechtes Gewissen einfach verzichtet werden. Eine Rechnung, die wir stellen, erfordert in der regel kein Signum.

Wie schreibe ich eine Rechnung – Fazit

So. Ich hoffe, dass nun alle Unklarheiten beseitigt sind und ich alle Fragen beantworten konnte. Wenn dem nicht der Fall ist, einfach im Kommentarbereich nachhaken.

Eigentlich hatte ich übrigens vor, hier noch eine Muster-Rechnung anzufügen, also eine einfache Vorlage, so dass jeder Leser eine Rechnung in wenigen Schritten erstellen kann. Davon habe ich nun aber doch abgesehen, da es einfach bei einer solchen Beschreibung wenig Sinn macht.

Rechnungen für Online-Shops sehen nämlich schlicht und ergreifend anders aus, als die von Dienstleistern, man denke hierbei einfach an Produktanzahl oder eben den ausgeführten Stundensatz und somit habe ich mich gegen eine Allroundlösung entschieden.

Dennoch bin ich recht zuversichtlich, dass jeder mit den vorgestellten Punkte eine ordentliche Rechnung stellen kann, die auch vor dem Fiskus gültig wäre.