Projectplace – Projektmanagement im Internet

Projekmanagement mit ProjectplaceIm Laufe eines Blogger-Lebens sammeln sich mit der Zeit immer mehr Projekte an.

Viele einzelne Elemente müssen unter einen Hut gebracht werden; wann betreibe ich den Backlink-Aufbau, wie viele Dinge sind noch in meinen Online-Shops zu erledigen und warum habe ich diese elende Texterei für meinen Zweitblog nicht einfach outgesourct?

Manchmal drohen mich diese ganzen Arbeitsabläufe zu erschlagen, dann setze ich mir kleinere Ziele und alles sieht nur noch halb so schlimm aus.

Häufig nutze ich dabei To-Do-Listen, erstelle mir Tabellen und kritzel in meinem Kalender rum. Mittlerweile wird das zwar immer unübersichtlicher, aber immerhin, alles ist an seinem Platz. Dabei wäre eine Projektmangagement-Software doch eigentlich ideal? Deshalb habe ich ein paar Tage lang das webbasierte Projectplace für meine anfallenden Aufgaben getestet und ausprobiert.

Also dann, werfen wir einen Blick auf ein leistungsstarkes Tool und schieben für einen Augenblick den Kalender beiseite.

Projektmanagement im Internet: Was ist Projectplace überhaupt

http://www.youtube.com/watch?v=oTf9PxuxHFg

 

Projectplace ist eine Software zum Managen der eigenen Aufgaben und Projekte, dabei ist der entscheidende Aspekt, dass das Ganze online abläuft. Heißt also, dass ich nicht via Mail oder Telefon mit meinen Mitarbeitern in Kontakt stehen muss, sondern mit einer Software alle Teammitglieder effektiv vernetzen kann. Dabei ist es vollkommen egal, ob Person A in Thailand, Person B in Berlin und ich selbst in Stuttgart sitze.

Denn das Ganze läuft übers Netz und bildet so eine Schnittstelle zwischen den einzelnen Rädchen eines Projekts, die von überall zu steuern, verändern und navigieren ist.

So hat jeder Zugriff auf relevante Dokumente, Termine und natürlich die internen Abläufe und Aufgabenverteilungen. Da das Ganze über das Internet funktioniert und alle relevanten Daten online einsehbar sind, ist natürlich vollkommen nebensächlich, ob ich gerade in Berlin, Stuttgart oder Thailand bin, um am Projekt zu partizipieren.

Ob das Ganze aber effizient, übersichtlich und für den Einsatz zu empfehlen ist, können wir erst beurteilen, wenn wir die Funktionen und den Umfang der Software kennen. Dafür kann man entweder den Text unten lesen oder das Ganze bequem selbst testen.

Projektmanagement im Internet: Was kann Projectplace?

Die wichtigsten Faktoren, um überhaupt miteinander arbeiten zu können, sind natürlich Kommunikation und Austausch. Klar also, dass Projectplace Optionen integriert hat, die ebendies ermöglichen, denn jegliche Schnittstelle für Teammitglieder wäre sinnlos, die das nicht abdeckt.

So ist es also möglich, via Chat miteinander zu schreiben, ein Online-Meeting zu veranstalten, sich simple Textnachrichten zu übermitteln und gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Vorteilhaft ist bei einem webbasierten Tool natürlich ebenfalls, dass keinerlei Installation auf dem eigenen Rechner notwendig ist und dadurch bequem mit jedem Laptop, Notebook oder gar Internetcafé der Spaß in vollem Umfang genutzt werden kann.

Doch werfen wir einen Blick auf die einzelnen Elemente, die Projectplace in petto hat. Schauen wir auf Kommunikation, Meetings und die Aufgabenverteilung.

Kommunikation via Projectplace

Multifunktionaler Chat auf der rechten SeiteAuf der rechten Seite der Benutzeroberfläche finden wir ein einfaches Chatfenster vor. Dieses unterscheidet sich nicht von bekannten Medien und erinnert auch optisch an Skype oder meinetwegen ICQ…

Nachrichten eintippen, abschicken und austauschen. Auch der integrierte Datenversand ist möglich. Praktisch ist hierbei jedoch, dass Projectplace diese Funktion schon in das Dashboard implementiert hat und somit kein zusätzliches Tool im Hintergrund aktiv werden muss. Das schont vor allem die Nerven und fördert die Übersicht.

Spannend finde ich hierbei außerdem, dass auch Beiträge der einzelnen Projektteilnehmer kommentiert werden können. Erinnert dieses System doch sehr an Facebook, ist es natürlich sinnvoll, um direkt auf Kommentare und Informationen einzugehen. Warum es Zuckerbergs Like-Button allerdings ebenso braucht, erschließt sich mir nicht ganz…

Immerhin kann auf diesem Weg aber direkt Feedback zu einzelnen Handlungen oder Arbeitsschritten gegeben werden, ohne via @ oder ‚Hey, DU!‘, den Gesprächspartner über die eigene Meinung in Kenntnis zu setzen. Das wirkt verleiht dem Prinzip eine gewisse Cleverness, die die Kommunikation im Team stark vereinfacht.

Meetings im Projekt

Meetings sind so eine Sache. Ich kenne das Problem, dass bei Projekten irgendwann viele, viele Ansprechpartner mit an Bord sind und somit die Terminsuche langatmig bis unmöglich erscheint. Tagelang wird gedoodelt, zig Mails werden versandt und am Ende hat man doch nur die Hälfte erreicht und ein Viertel kommt zum wirklichen Termin.

Manchmal ist das nervtötend, manchmal die logische Konsequenz von unzähligen Kommunikationskanälen und ebenso häufig einfach Pech.

Meetings bei Projectplace - Videokonferenzen, Chat und TelefonBei Projectplace kann natürlich nicht verhindert werden, dass Absprachen gänzlich in die Hose gehen. Aber immerhin sind alle notwendigen Schritte für die Vorbereitung bereits integriert und das Meeting kann aus der Oberfläche heraus geplant, festgelegt und letzten Endes auch veranstaltet werden.

Ich kann also bequem via Software mein Team befragen, wann es denn Zeit, Lust und Laune zu einem Meeting hat und so den Faktor Doodle, sprich Terminfindung, im Programm selbst erledigen.

Wenn ein Termin gefunden wurde, die Teilnehmer diesen für das jeweilige Projekt bestätigt und nötige Dokumente durchs Netz geschoben wurden, kann das eigentlich Meeting auch schon losgehen.

Dafür bietet Projectplace einen virtuellen Raum, in dem per Videokonferenz, Chat und Headset miteinander kommuniziert werden kann. Natürlich können hierbei auch Alternativen genutzt werden, insgesamt aber ähnlich wie die Chatfunktion. Schön, wenn alles dicht beieinander liegt und so ein paar Wege erspart bleiben können.

Aufgabenverteilung

Voranschreiten der einzelnen AufgabenEin weiterer zentraler Aspekt muss natürlich das Regulieren, Abarbeiten und vor allem sinnvolle Darstellen der verschiedenen Aufgaben sein. Hierbei erfindet Projectplace zwar das Rad nicht neu, klemmt es aber immerhin gut geölt und stimmig an die Software-Achse.

So kann anfangs ein Gesamtplan erstellt werden, der die einzelnen Arbeitsschritte eines Projekts umfasst. Hierbei können Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder vergeben und verteilt werden.

Das erspart natürlich kleinere Elemente einer Projektplanung, denn so werden einerseits neue Aufgaben direkt den jeweiligen Personen zugespielt und andererseits virtuell eine Maske über die einzelnen Elemente gelegt.

Natürlich lassen sich dabei Start- und Endpunkte setzen, die nacheinander abgearbeitet werden können und die zeitliche Verbindlichkeit eines Projekts sinnvoll visualisieren.

Interessant finde ich außerdem, dass die einzelnen Projektpunkte als Summe gebildet werden, die nach dem Abarbeiten, also im Verhältnis zu allen Einzelpunkten, den Fortschritt des Projekts nachvollziehbar machen.

Wenn ich also beispielsweise 100 einzelne Aufgaben in meinem Projekt zu bewältigen habe. davon welche outsource, manche selbst erledige und jede Abteilung vor sich hintüftelt, habe ich einen gesonderten Überblick über das gesamte Projekt. Sind also 33 Einzelschritte erledigt, kann ich in einer prozentualen Auswertung einsehen, wie weit der Arbeitsprozess insgesamt fortgeschritten ist.

Das ist natürlich nützlich, um Zeitpläne oder Auftragsarbeiten fristgemäß einhalten zu können.

Ein Projekt mit Projectplace verwalten

Insgesamt macht dieser Funktionsumfang doch schon einen recht guten Eindruck. Weiterhin habe ich ausprobiert, inwiefern sich ein eigenes Projekt wirklich managen lässt. Hierfür bietet Projectplace eine recht intuitive Oberfläche, die per ‚Drag&Drop‘-System relativ simpel zu nutzen ist.

Ein Projektplan in Projectplace

Projektplanung mit Projectplace

Wie man sehen kann, lassen sich einzelne Elemente eines Projekts in kleinere Bereiche unterteilen, die ineinander fließen können.

Durch die Integration in ein Kalendersystem, können so Einzelschritte im Projekt und Erfolge nachvollzogen werden. Hierbei erlaubt die Software das Setzen von Meilensteinen, also Markierungen, die anzeigen, wann ein entscheidender Schritt fertig sein müsste.

So bleibt das Projekt in der regel relativ übersichtlich. Interessant ist außerdem, dass ich meine Projekte auch nach ‚offenen Aufgaben‘ untersuchen kann. Das heißt, ich habe einerseits die Möglichkeit einzusehen, wie weit eine Kampagne, ein Projekt oder eine Aufgabe bisher erledigt wurde, aber ebenso die Möglichkeit, klar zu erkennen, welche Aufgaben noch ausstehen.

Projektmanagement mit Projectplace – Fazit

Natürlich habe ich die Software nur wenige Tage lang testen können, habe ein wenig an den Reglern gedreht und ein bisschen vor mich hin probiert. Insgesamt macht das Tool aber einen sehr soliden Eindruck und scheint vor allem dadurch aufzutrumpfen, dass viele Optionen einfach vorab integriert sind. So muss ich nicht auf x-beliebige Dienste zurückgreifen oder laufe Gefahr, mich zu verzetteln, da Projectplace viele Dinge in sich selbst einschließt.

Auch hat mich die Kompatibilität weitestgehend überzeugt; schwächelte die Darstellung zwar auf meinem Netbook, konnte ich in allen anderen Browsern problemlos durch die Projektdarstellungen navigieren.

Zwar fand ich das Ganze anfangs ein wenig unübersichtlich, aber fast hinter jeden virtuellen Ecke lauert ein Info-Video, das den Benutzer an die Hand nimmt und schrittweise den vollen Funktionsumfang erläutert.

Wer das Ganze einfach mal selbst ausprobieren möchte, kann Projectplace immerhin 30 Tage kostenlose testen und wem’s gefällt, der schaut sich das ganze auch noch via Facebook an.

Ich wünsche jedenfalls viel Spaß dabei und drücke die Daumen, dass es mit dem Projektmanagement als Selbständiger oder einfach nur bei dem Vorhaben, im ‚Internet Geld zu verdienen‘ zukünftig rund läuft.

Blog Marketing Dies ist eine von Hallimash vermittelte Kampagne