Den inneren Schweinehund bekämpfen – Getting things done!

Auf den letzten Drücker, also kurz vorm Ende der Aktion, möchte ich mich mit diesem Artikel an der Blogparade von SiN beteiligen. Hierbei fragte Peer, welche Möglichkeiten man selbst nutze, um Dinge oder Aufträge abzuarbeiten und endlich den To-Do-Stapel ein wenig zu verkleinern.

Diese Frage ist natürlich umso wichtiger, wenn tagtäglich Geld zu verdienen ist und dieses eben nicht auf dem heimischen Konto landet, wenn Aufgaben links liegen gelassen werden.

Dabei möchte ich mich einfach an den Fragen orientieren, die im Artikel von SiN direkt vorgeschlagen werden.

Aufgaben erledigen: Wie gehst Du an die Planung von Aufgaben heran?

Das ist natürlich eine arg allgemeine Fragestellung und muss unterschiedlich betrachtet werden. Denn welche Aufgaben sind hierbei gemeint; das Erstellen von Artikeln, meine hauptberufliche Tätigkeit als Werbetexter oder Projekte, die ich ehrenamtlich betreue?

In erster Linie sortiere ich Aufgaben nach ihrer Relevanz, was nach einem ganz simplen, ja einfachen Schema funktioniert.

  • Welche Verdienstmöglichkeiten habe ich?
  • Kann ich diese Aufgabe überhaupt in meinem aktuellen Zeitplan unterbringen?
  • Habe ich Lust auf diesen Auftrag?
  • Fühle ich mich in der Lage, die Wünsche des Kundens und meine eigenen Wichtigkeiten zu realisieren?

Aufgaben erledigen: Welche Verdienstmöglichkeiten habe ich?

Der erste Punkt auf dieser Liste ist für mich, wenn er auch nicht edel klingt, das A und O für jeden Auftrag, den ich annehme oder bearbeite. Denn unterm Strich möchte ich Geld verdienen, da muss ich ehrlich sein.

Sollte mir eine Aufgaben also nicht den gewünschten Stundenlohn bescheren oder in naher Zukunft potentiell einbringen, ziehe ich sie de facto gar nicht in Erwägung – Hierbei muss natürlich klar sein, dass ich damit nur meine selbständige Arbeit meine, es geht nicht um das Abarbeiten des Haushalts und des individuellen Putzplans. Obwohl, sogar das könnte man heutzutage wohl problemlos outsourcen.

Doch das ist das Stichwort: Erhalte ich eine Aufgabe, schaue ich, inwiefern ich selbst daran verdiene. Ist mein Zeitaufwand zu hoch, dann lasse ich sie von anderen Arbeitnehmern erledigen, die gegebenenfalls für einem geringeren Stundensatz arbeiten. Das schien in der Vergangenheit auch immer praktikabel zu sein. Hierbei denke ich in erster Linie an SEO-Texte für kleine Nebenprojekte, Grafikerstellung oder das Erstellen eines Newsletters nach meinen Vorgaben.

Die Rechnung bleibt simpel, bin ich schneller, wird es erledigt, wenn nicht, darf wer anders mitmischen. Punkt.

Aufgaben erledigen: Kann ich das zeitlich schaffen?

Diese erste Überlegung wird dann gleichzeitig von Punkt zwei meiner gedachten Liste abgelöst, die ganz klar meinen eigenen Zeitplan in den Vordergrund stellt. Wenn ich zig Projekte am Laufen habe, für einen Kunden noch Texte für seinen Blog erstelle und nebenher ehrenamtlich irgendwas zu erledigen habe, kann ich einfach keine Aufträge mehr annehmen.
Das schreibt und liest sich nicht unbedingt wie eine gehobene Weisheit.

Dennoch war diese Erkenntnis für mich ein wichtiger Schritt. Einfach zu lernen, ‚Nein!‘ zu sagen, auch wenn der Rubel verlockend erscheint. Oft hat mich in der Vergangenheit die Aussicht auf einen schnellen Euro mehr behindert, als wirklich Geld gebracht.

Schlicht und ergreifend: Ich war überfordert und hatte das Gefühl, gar nichts mehr zu schaffen, kein Geld im Internet zu verdienen oder wenigstens eine handfeste To-Do-Liste zu bewältigen.

Aufgaben erledigen: Habe ich Lust darauf?

Doch gerade dieses Gefühl ist entscheidenden für den vorletzten Punkt, der ebenso ausschlaggebend für mich ist: Habe ich überhaupt Lust auf ein Projekt oder eine Aufgabe? Natürlich ist das Jammern auf hohem Niveau, doch auch wenn es in der Tasche mal nicht so klimpert, sollte sich die Frage stellen, inwiefern habe ich selbst die Muße, mich stundenlang mit einer Aufgabe zu quälen, die ich einfach nicht machen möchte.

Aber auch hier geht hauptsächlich um das Umverteilen. Wenn ich an einen solchen Punkt komme, lasse ich das wen anders machen. Und nein, es geht nicht darum, dass ich weniger Arbeit habe, sondern darum, dass die Menschen, die Spaß an gewissen Tätigkeiten haben, diese auch erledigen sollten und natürlich auch angemessen für ihre Arbeit entlohnt werden.

Ich beispielsweise schreibe für mein Leben gern, was natürlich mein persönlicher Antrieb für das Bloggen selbst ist, aber auch meinen Beruf als Autor, Redakteur und Journalist bestimmt hat. Ebenso gibt es aber Menschen, die sich stundenlang an der Magie der Zahlen ergötzen können – nein, ich gehöre nicht dazu. Kurzum: ich schreibe diesen Leuten Texte, sie machen meine Steuererklärung. So einfach.

So, jetzt komme ich auch schon zum letzten Punkt dieser gedachten Liste. Und ja, das alles geschieht, bevor es überhaupt um das Erledigen von Aufgaben selbst gehen kann.

Aufgaben erledigen: Kann ich den Erwartungen gerecht werden?

Schon damals im Studium hat es mich genervt, wenn übereifrige Menschen ‚Hier!‘ riefen, aber nicht in der Lage waren, die an sie gestellten Aufgaben fristgemäß und vor allem ordentlich zu bewältigen.

Klar, kein Buchalter soll eine Übersetzung Deutsch-Türkisch galant lösen, aber auch im eigenen Bereich finde ich es wichtig, die eigenen Grenzen zu kennen. Doch bleiben wir bei mir. Ich verdiene mein Geld im Internet durch das Schreiben von Texten, das Erstellen von Seiten und das Betreuen von Blogs.

Wenn ein Kunde von mir jedoch eine fluffige Beschreibung für ein Teeservice fordert und ich einfach nicht in der Materie stecke, muss ich entweder in den sauren Apfel beißen oder eben versuchen, Aufträge abzugeben. Natürlich könnte ich es, wüsste aber im Augenblick der Annahme, dass ich Texter kenne, die es besser machen würden, da sie ein Faible für dieses ‚Expertenwissen‘ haben.

Aufgaben erledigen: Welche Arbeitsorganisation setzt Du ein?

Eigentlich arbeite ich frei nach dem Schema: Es muss getan werden, was zu tun ist. Dennoch weiß ich, dass es manchmal gar nicht so einfach ist, den inneren Schweinehund von diesem Vorhaben zu überzeugen.

Deshalb war es mir schon anfangs wichtig, eine eigene Arbeitsumgebung zu haben. Das hört sich vielleicht banal an, ist für mich aber essentiell; wenn ich zwischen Butter und Müsliriegel oder Kopfkissen und Nachttischlampe arbeiten muss, lenke ich mich sehr, sehr schnell ab. Das heißt unterm Strich, dass es für mich von entscheidender Bedeutung war, um meine Aufgaben in den Griff zu kriegen, diese in einem externen Umfeld zu erledigen.

Wer sich kein eigenes Büro leisten kann oder mag, sollte wenigstens auf ein Arbeitszimmer ausweichen oder einen gesonderten Bereich in den eigenen vier Wänden nur für sich haben.
Das gleicht dem typischen Prinzip, dass man im Bett nur schlafen sollte und keine Filme gucken muss; das funktioniert bei Kleinkindern und bei mir. Konditionierung ist einfach alles und klappt wunderbar. Nun ist es für mich aber weiterhin notwendig, Aufgaben klar vor mir zu haben. Es ist nicht wirklich sinnvoll Einzelaufgaben in großen Paketen anzuhäufen oder diese sinnfrei zu zerstückeln. Beides habe ich erlebt, der Mittelweg scheint hierbei aber entscheidend.

Damals während meines Studiums lernte ich einen ganz besonderen Menschen kennen. Er lebte für To-Do-Listen und hakte jede Aufgabe ab. Das ist gut !Doch betrieb er eben diesen eigenen Drang zum Erfolgsnachweis ein wenig zu exzessiv und so wurden sein Listen unendlich lang und viele Aufgaben erschienen unmöglich. Bei Hausarbeiten oder Schularbeiten ist es vielleicht manchmal sinnvoll, den Text und das Gesagte ein wenig aufzublähen, ja, sogar die Politik lebt davon. Doch Finger weg mit diesem Spiel beim eigenen To-Do-Berg.

Kurzum: Irgendwann schrieb dieser junge Mann nicht mehr Zimmer aufräumen, sondern: Staub wischen, Pflanzen gießen, Ablage abräumen, Schreibtisch in Ordnung bringen, Bett machen…

Klar, das ist kontraproduktiv und man fühlt sich schon vorab von den einzelnen Arbeitsschritten erschlagen, andererseits habe ich aber gemerkt, dass das absolute Gegenteil genauso einschränkend funktioniert. Wenn ich aus den vielen Einzelschritten etwas zu Ungenaues, ja Undefiniertes zauber, fange ich nämlich gar nicht mehr an.

Also: unterm Strich teile ich meine Aufgaben in Einzelschritte und versuche, diese chronologisch abzuarbeiten und dabei eben nicht den Fokus zu verlieren.

Wer im Internet Geld verdienen will und vor allem mit einem Blog, kann sich nicht in Prokrastination üben.

Aufgaben erledigen: Mein Zeitplan

Um aber genau das bewältigen zu können, habe ich ein striktes Zeitmanagement, das ich strikt einhalte. Ich möchte es an dieser Stelle für einen beliebigen Werktag skizzieren.

  • 9.00 Uhr Aufstehen
  • 10.00 Uhr Arbeit für meine Kunden, das heißt: Texte verfassen
  • 14.00 Uhr Ausgiebige Pause, sonst kann ich mich nicht konzentrieren
  • 15.30 Uhr Arbeit an meinen Online-Projekten oder Blogs, hierbei habe ich einzelne To-Do-Listen
  • 19.00 Uhr Das ist eine kritische Zeit, denn hier kommen nur Punkte rein, die entweder oberste Priorität genießen und somit unbedingt gemacht werden müssen oder – ich habe Glück – hier beginnt der freie Abend

Diese einfache Einteilung hilft mir selbst enorm, denn so schaffe ich es, konsequent alles zu bearbeiten. Wenn alles gut geht, habe ich lediglich einen 8-Stunden-Tag. Wenn nicht, dann muss ich eben Zeit anhängen. Somit kann ich mich selbst belohnen oder muss eben die Suppe auslöffeln, die ich mir selbst eingebrockt habe. Und ja, ein strikter Zeitplan ist für mich das A und O, um erfolgreich im Internet und im Berufsleben Geld zu verdienen!

Weiterhin arbeite ich wirklich mit einfachen To-Do-Listen, vielmehr kleinen Notizzetteln oder Mindmaps. Ganz klassisch mit Stift und Papier. Diese lassen sich einfach und schnell anordnen und ich kann Dinge abhaken. So habe ich täglich den Eindruck, dass ich wirklich etwas geschafft habe.

Aufgaben erledigen: Wie erfasst du anstehende Aufgaben und wie priorisierst du diese?

Ich sortiere meine To-Do-Listen in drei verschiedenen Fächern, die ich abends überprüfe. So unterteile ich in ‚Dringend‘, ‚Nächste Woche‘, ‚Nächsten Monat‘.

Dabei ist der Übergang natürlich fließend und schnell können Aufgaben, die eigentlich noch Zeit hatten, plötzlich im ‚Dringend‘-Fach liegen. Das hat unterschiedliche Gründe; mal winkt eine außerordentliche Provision, wenn ich schneller arbeite; mal gibt es einen Servercrash, weil ich nicht in der Lage war, WordPress fachgerecht zu updaten – nun, vieles kann dazwischen kommen und deshalb gibt es ja auch meinen 19-Uhr-Frei-Raum.

Vielleicht sollte ich auch noch erwähnen, dass ich mir prinzipiell ab 12 Uhr den Freitag erspare, was mir einen zusätzlichen Puffer für notwendige Aufgaben gibt. In diese Stunden fällt eben auch dieser Beitrag, den ich anders nicht hätte unterbringen können. Es gibt also keine klassische Priorisierung bei mir, ich unterteile ganz einfach und arbeite ab, wenn aber etwas unerwartet geschieht, kann ich ganz flexibel am Abend daran arbeiten oder es am nächsten Freitag anschauen.

Was sind die Hindernisse, welche Tricks habe ich und warum nutze ich solche Methoden?

Die typischen Hindernisse bei dem Bewältigen von Aufgaben sind für mich die zahlreichen Verlockungen, die sich bei der Arbeit selbst ergeben.

So recherchiere ich als Werbetexter natürlich viele Dinge im Internet und schlage das Nötige nicht im Brockhaus nach und was verbirgt sich eigentlich hinter diesem azurblauen Hyperlink bei wikipedia? Oh, hier geht’s weiter, schönes Bild von einem Eichhörnchen, das poste ich bei Facebook….

Genau das ist mein Problem und auch der Grund, weshalb ein knallhartes Zeitmanagement-System für meine täglichen Aufgaben entstehen musste. Klar, ich habe davor auch alles  so geschafft, fühlte mich aber nach diesen Tagen enorm erschöpft. Eigentlich habe ich dadurch plötzlich 17 Stunden gearbeitet, jedenfalls subjektiv.

Denn diese ganze Ablenkung führt natürlich nicht zur akuten Entspannung, wenn im Hinterkopf die Arbeit sitzt. Deshalb habe ich angefangen, meinen Tag zu strukturieren. Was sich für mich früher kleinbürgerlich, fanatisch und vor allem langweilig anhörte, hilft mir heutzutage enorm, meine Freizeit aktiv zu nutzen und jeden Tag das Gefühl zu haben, wirklich etwas geschafft zu haben.

Wow, wie diesen Beitrag…

6 Meinungen

  1. Nathanael08-12-2011

    Auch wenn einer Deiner ersten Punkte das Geld verdienen ist, finde ich das gar nicht so verkehrt. Denn wie Du richtig sagst, wollen wir Geld verdienen. Der normale Hobbyblogger gibt es (leider) immer weniger. Was soll’s ich danke Dir für den ausführlichen Artikel!

    • Jonas G.08-19-2011

      Ja, leider – warum ‚leider'(?) – muss ich eben den Aspekt des ‚Geld verdienens‘ in den Vordergrund stellen. Ich habe durch diesen Artikel viel Feedback via Mail bekommen, unter anderem mit der Nachfrage, warum ich denn nur an das Geld denke.

      Ich frage mich aber ehrlich, wie ich es anders darstellen sollte. Als ich berufstätig als Angestellter durch das Leben zog, beschwerte sich ja auch keiner, dass ich den Job ausübte, um damit Geld zu verdienen 😀

      Beste Grüße

  2. Ansgar08-13-2011

    Hallo Jonas,

    Vielen Dank für Deinen Artikel. Der hat mich ein paar interessante Denkanstöße gegeben!

    Und ja: Manche Weißheiten erscheinen auf den ersten Blick banal. Aber genau deshalb können sie in Vergessenheit geraten.

    Besonders interessant finde ich Deinen Ansatz, wie Du über die Wichtigkeit einer Aufgabe entscheidest. Verdienstaussicht und Spaß an der Sache, das sind Faktoren die sehr wichtig sind, aber oft zu sehr in den Hintergrund treten.

    Beste Grüße aus Aachen
    Ansgar

    • Jonas G.08-19-2011

      Ja, das habe ich selbst häufig im Berufsalltag erlebt. Ich hatte eigentlich keine Lust, etwas zu erledigen und der schnöde Mammon lockte auch nicht. Es ist nicht nur natürlich, sondern eigentlich klar, dass die Motivation bei diesen Arbeiten gegen Null tendiert :)

      Beste Grüße

  3. Frank09-07-2011

    Wirklich interessanter Artikel. Selbstorganisation ist gar nicht so einfach. Aber wenn man diese Hürde überwunden hat, gehen die Aufgaben viel Leichter von der Hand. Danke für die Tipps.